Die Aufgabe von Chatbots besteht darin uns den Alltag zu erleichtern. Virtuelle Assistenten sind massentauglich geworden und haben den Durchbruch längst geschafft.
Die Einsatzgebiete reichen vom Marketing und E-Commerce bis hin zum Support- und Kundenmanagement. Chatbots beantworten Anfragen, die regelmäßig und in gleicher Art gestellt werden. Wird diese Bearbeitung durch das Unternehmen und deren Mitarbeiter selbst übernommen geht wertvolle Zeit verloren. Somit minimieren Chatbots folglich die Unternehmensausgaben.

Der Bereich Human Resources ist noch weitestgehend von Chatbots unberührt. Die Zukunft von HR wird sich allerdings in Richtung Bots bewegen, denn durch ihren Einsatz werden interne HR-Vorgänge wie Recruiting und OnBoarding-Prozesse vereinfacht und folglich die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Mitarbeiter und potenzielle Bewerber haben nur begrenzt Zeit und benötigen schnelle Antworten auf Fragen über das Unternehmen. Wenn ein Chatbot die konkrete Anfrage schneller als ein menschlicher Recruiter beantwortet, ist die Candidate Experience höher. Dieses Erlebnis wird vom Nutzer mit der Arbeitgebermarke verknüpft. Der Arbeitgeber wird damit als modern und innovativ wahrgenommen. Zwei Attribute, die wichtige Faktoren bei der Stellensuche und der Bewertung potenzieller Arbeitgeber sind.

In der Realität könnte dies so aussehen: Mehrere Bewerber möchten sich über den Stand ihrer Bewerbung erkundigen, einen Termin vereinbaren, suchen ein bestimmtes Formular oder haben allgemeine Fragen zum Unternehmen. Anstatt interne Mitarbeiter in diesen Bearbeitungsprozess zu binden, übernimmt ein Chatbot diese Aufgaben. Insbesondere wenn beispielsweise Anfragen im Mail-Account des Recruiters übersehen werden und damit gänzlich unbeantwortet bleiben, schafft ein Bot Abhilfe, damit solche Fehler nicht mehr passieren.

Bei Unternehmensangelegenheiten wie Urlaubsankündigungen, Veranstaltungsnachrichten, Geburtstage, Firmenorganisationen etc. ist ein Chatbot der beste Assistent. Er liefert sofortige Antworten und Informationen in Echtzeit und ist somit eine leistungsfähige Technologie, die hilft, die administrative Belastung von HR-Teams zu reduzieren. Dies hat zur Folge, dass Mitarbeiter entlastet werden, motivierter und produktiver sind.

Mitarbeiter die unzufrieden oder Problemen ausgesetzt sind, getrauen sich oft nicht, dies auszusprechen. Ein Chatbot könnte die passende Lösung sein, indem er eine Art „Kummerkasten“ darstellt. Wünsche, Anregungen, Kritik können somit entgegengenommen werden. Laut Studien sind Menschen offenen und ehrlicher zu einer Maschine, als zu einem gegenübersitzenden Menschen. Das Vertrauen ist größer und das Gesagte ehrlicher.

Sinnvolle Anwendung finden sich auch im gesamten OnBoarding-Sektor, also die Aufnahme neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Der OnBoarding-Prozess ist entscheidend für Unternehmen, denn der Start eines neuen Mitarbeiters hat einen großen Einfluss auf die weitere Entwicklung und Produktivität. Wichtig ist, dass sich der Mitarbeiter willkommen fühlt, sich gut ins Team integriert und das Unternehmen kennenlernt. Die Eingliederung in die Unternehmensstruktur ist ausschlaggebend. Ein gut durchdachter OnBoarding-Prozess ist eine spannende und für den weiteren Verlauf des Verhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber essentielle Erfahrung.
Denn individuelle Eingliederungsmaßnahmen, die soziale und fachliche Integration eines neuen Mitarbeiters bedarf viel Aufwand.

Ein Chatbot könnte hierbei eine große Unterstützung sein. Er könnte beispielsweise „Daily News“ versenden. Alle (neuen) Mitarbeiter erhalten ein tägliches Briefing mit den neusten Nachrichten und Aufgaben.
Oder er könnte Storytelling zur Darstellung von Features nutzen: Während des OnBoardings zeigt der Bot wie und was man mit den erhaltenen Informationen tun kann. Er erzählt die Geschichte auf eine gamifizierte Weise. Das OnBoarding soll die Geschichte der Marke erzählen, wofür das Unternehmen steht und worin man sich von anderen unterscheidet. Die Idee dahinter: Wer sich schnell aufgehoben und angenommen fühlt ist motivierter, produktiver und länger an Bord.
Und auch wenn der Chatbot mit der Zeit nicht mehr unerwartet und neu scheint, büßt er nichts von seiner Attraktivität ein, nämlich bestimmte Aufgaben auf eine nützliche und unterhaltsame Weise zu erledigen.

Ein Chatbot ist sinnvoll für die Markenentwicklung, Kunden- und Mitarbeiterkommunikation. Sie haben das Potenzial sich zu großartigen Assistenten zu entwickeln und sich sinnvoll in die HR-Umwelt zu integrieren, HR-Arbeit zu übernehmen und sich somit hervorragend in den gesamte HR-Prozess einbinden zu lassen.
Die Möglichkeiten sind unendlich, die Technik ist bereit.

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